Ngày nay, các doanh nghiệp vẫn sử dụng các công nuốm ứng dụng công nghệ hiện đại nhằm dần sửa chữa thay thế các phương thức quản lý, làm việc truyền thống. Do đó, các ứng dụng văn thư lưu trữ ngày càng được sử dụng thịnh hành hơn giúp cho những doanh nghiệp thống trị tốt hơn hồ sơ, tài liệu của công ty. Vậy phần mềm văn thư tàng trữ là gì và gồm những điểm mạnh nào? cùng VDI khám phá qua nội dung bài viết dưới đây.
Bạn đang xem: Phần mềm lưu trữ văn bản
Mục Lục
1. Cầm nào là văn thư lưu giữ trữ?2. Vị trí cao nhất 5 phần mềm văn thư lưu trữ miễn phí2.1. Phần mềm văn thư lưu trữ Bitrix 242.2. Phần mềm thống trị văn thư lưu trữ Cloudoffice2.3. ứng dụng EFY Doc1. Nỗ lực nào là văn thư lưu lại trữ?
1.1. Tư tưởng về văn thư lưu lại trữ
Văn thư tàng trữ là trong những nghề khá thông dụng có tương quan đến các bước văn phòng. Văn thư lưu trữ là lưu lại trữ, sắp xếp và quản lý tài liệu trong số cơ quan, công ty lớn hoặc thiết yếu phủ. Nhân viên cai quản văn thư tàng trữ cần phải bảo đảm an toàn quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ một cách kết quả nhất.
1.2. ứng dụng văn thư lưu trữ là gì?
Phần mềm văn thư tàng trữ là lý lẽ thông minh giúp nhỏ người quản lý các tài liệu đề xuất lưu trữ. Các phần mềm này còn có các công dụng giúp mang đến việc lưu trữ tài liệu trở nên dễ ợt và dễ dàng kiểm rà soát hơn. Đặc biệt, các phần mềm này trọn vẹn miễn phí.
2. Top 5 phần mềm văn thư lưu trữ miễn phí
2.1. ứng dụng văn thư lưu trữ Bitrix 24
Bitrix24 đã trở thành người bạn sát cánh đồng hành không thể thiếu so với nhiều doanh nghiệp. Phần mềm này đem lại một không gian làm việc dễ chịu và thoải mái và được review cao vày hệ thống cai quản tài liệu, văn thư lưu giữ trữ mạnh khỏe và an toàn.
Phần mượt văn thư lưu trữ Bitrix24 cho phép người sử dụng có thể tải và chia sẻ tài liệu của mình với người cùng cơ quan khác. Bên cạnh ra, hoàn toàn có thể tương tác cùng tìm tài liệu gấp rút thông qua khối hệ thống nội bộ trực quan.
– Ổ đĩa giữ trữ phù hợp với yêu cầu sử dụng của người dùng như: tài liệu nhóm, dữ liệu công ty và dữ liệu của tôi;
– thao tác linh hoạt khi chỉnh sửa hoặc tải, lưu trữ văn thư về máy;
– mỗi tập tin được cài đặt lên đều có lịch sử sửa đổi đầy đủ, giúp bạn dùng dễ dàng khôi phục các phiên bạn dạng trước đó gấp rút khi phải thiết;
– Khi tín đồ sở hữu tư liệu đó đã chỉnh sửa các tập tin của chính mình thì tính năng tạm thời “khóa” tài liệu chia sẻ sẽ cung ứng người chỉnh sửa;
– bạn dùng hoàn toàn có thể chỉnh sửa tài liệu từ xa nhờ tài năng tích phù hợp với Google Docs, Office 365, MS Office Online;
– thông qua các thông tin tài khoản Google hoặc Microsoft người dùng có thể mở, chỉnh sửa, xem văn thư giữ trữ;
– Sở hữu công dụng tìm tìm hiệu quả, các thông tin khác trên khối hệ thống tìm tìm một phương pháp dễ dàng.
2.2. Phần mềm làm chủ văn thư lưu trữ Cloudoffice
Tương từ với Bitrix24, Cloudoffice là một công gắng như “cánh tay trái” của những nhân viên văn phòng. Cloudoffice cũng cài đặt một hệ thống quản lý mạnh mẽ, đáp ứng được những nhiệm vụ về lưu trữ và thống trị văn thư trọn vẹn và kỹ thuật nhất.
Cloudoffice giúp nhân viên cấp dưới tối ưu hóa công tác hành chính, bớt tải công việc, tiết kiệm thời gian, giá cả nhân sự cho phần tử hành chính của doanh nghiệp.
– thu xếp và làm chủ văn thư theo trình tự thời hạn với những sự khiếu nại liên quan;
– Hỗ trợ tính năng đính file văn bản kèm theo title của văn bản, giúp việc truy cập và xem ngôn từ văn bạn dạng dễ dàng hơn;
– khách hàng hoàn toàn có thể bình luận, đưa ra ý kiến cá thể khi coi văn bản;
– Có lịch sử hào hùng chỉnh sửa văn bản giúp cho những phiên phiên bản tài liệu new nhất; được update một biện pháp đầy đủ. Người tiêu dùng có thể update những phiên bạn dạng mới nhất;
– Trong doanh nghiệp mỗi đơn vị chức năng được phép trường đoản cú thống kê cùng in văn bản theo luật pháp của điều khoản về văn thư lưu lại trữ.
2.3. Phần mềm EFY Doc
EFY không chỉ là hỗ trợ quản lý văn thư lưu trữ giỏi mà còn điều hành và quản lý lịch trình công tác và các sự kiện tương quan đến các bước rất hiệu quả. EFY giúp người tiêu dùng theo dõi buổi giao lưu của doanh nghiệp thông report kết trái công việc.
2.3.1. Những tính năng nổi bật của EFY Doc– Tiếp nhận, phân công xử lý, tùy chỉnh thiết lập danh sách, tra cứu giúp tên cùng nội dung của những văn bạn dạng được giữ hộ đến;
– chế tạo ra lập, xem xét, tra cứu, trình duyệt, tổng hợp, report các văn phiên bản được giữ hộ đi;
– gửi hoặc nhận văn phiên bản qua cỗ áo thư điện tử tính chuyên nghiệp hóa cao;
– hỗ trợ các công dụng như: thông báo, coi hoặc chứng thực tình trạng của tư liệu qua SMS/ thư điện tử qua mạng internet hoặc mạng nội bộ LAN;
– Điều hành, xử lý, lịch cá nhân, định kỳ trình công tác, theo dõi tin tức, sự khiếu nại trong doanh nghiệp;
– Thông báo, nhắc nhở thời hạn thao tác làm việc của cấp cho trên phân chia cho nhân viên cấp dưới;
– Tạo liên hệ giữa ban lãnh đạo và những cấp nhân viên qua một nền tảng chung, giúp gắn kết mọi người lại với nhau hơn;
– Theo dõi, report kết quả quá trình theo tuần, tháng, năm.
2.4. ứng dụng Access
Hầu hết những doanh nghiệp dù mập hay nhỏ dại đều bắt buộc xử lý hồ sơ mỗi ngày. Việc thực hiện phần mềm thống trị văn thư tàng trữ giúp công ty lớn sẽ rất có thể giải quyết những vấn đề này một cách dễ dàng.
Access vẫn là quy định giúp doanh nghiệp làm chủ và phân loại các tài liệu xuất sắc hơn hơn. Đảm bảo tính bảo mật cao. Hỗ trợ khách mặt hàng tìm kiếm, tra cứu, quản lý dữ liệu nhanh chóng và an toàn. Ko kể ra, ứng dụng này còn có chức năng bảo mật qua và cai quản các tài liệu quan lại trọng.
2.5. Phần mềm DMS Lạc Việt
Đây là phần mềm làm chủ và giữ gìn hồ sơ, tài liệu có thiết kế dành cho bạn hoặc tổ chức triển khai sử dụng. Phần mềm là công cụ cung ứng thu thập, khai thác, lưu trữ và report dữ liệu những thống kê trong doanh nghiệp.
Phần mềm này có khả năng xuất tác dụng tìm kiếm ra file excel. Quản lý hồ sơ của những kho khác nhau như kho siêng dụng, kho tạm thời thời. Khả năng dễ ợt thu thập, lưu giữ, chỉnh sửa, sử dụng, search và report số liệu thống kê. Nhân viên có thể đăng ký kết sử dụng, gia hạn hoặc mượn thời hạn sử dụng hồ sơ nhanh chóng, thông qua hệ thống phần mềm dễ dàng dàng.
3. Kết luận
Ngoài phần mềm thống trị hồ sơ công chứng thì ứng dụng văn thư lưu lại trữ cũng tương đối quan trọng đối với công việc văn phòng. Các ứng dụng này giúp nhân viên giải quyết các bước hiệu trái hơn. Trên đây là một số thông tin về phần mềm thống trị văn thư tàng trữ mà VDI tổng hợp, hy vọng các doanh nghiệp có thể lựa lựa chọn ra các phần mềm cân xứng với mình.
1 Ưu nhược điểm của các cách tàng trữ văn bản2 Các ứng dụng lưu trữ tài liệu tốt nhất hiện nayCác doanh nghiệp đang đề xuất tìm kiếm một phần mềm cung cấp lưu trữ và quản lý tài liệu. Vị việc thống trị theo phương pháp thủ công mất nhiều thời gian và bỏ ra phí. Nội dung bài viết dưới phía trên Tech Moss sẽ tổng hòa hợp và chia sẻ đến bạn đọc một trong những phần mềm lưu trữ văn bản tốt nhất hiện nay.
Ưu nhược điểm của các cách lưu trữ văn bản
Cách tàng trữ văn phiên bản trên thiết bị tính
Ưu điểm
+ dễ dàng sử dụng do trên laptop đã được tích thích hợp sẵn các phần mềm làm chủ tài liệu siêng nghiệp.
+ Không cần phải đầu tư thời gian mày mò vì các ứng dụng trên máy vi tính có đồ họa thân thiện, dễ dùng.
+ ko tốn kém giá thành đầu tư phần mềm ban đầu, tối ưu được dòng tiền cho doanh nghiệp.
Có khá đa số mềm trên laptop giúp doanh nghiệp tàng trữ văn bạn dạng hiệu quả
Nhược điểm
+ Không đồng nhất được thông tin trên một khối hệ thống duy nhất vấn đề này gây khó khăn trong công tác làm chủ và kiếm tìm kiếm tài liệu, văn bản.
+ dễ dẫn đến mất tài liệu trong trường vừa lòng quên ko có gì lưu hoặc mấy năng lượng điện giữa chừng thì toàn cục file mới triển khai sẽ bị mất.
+ Bảo mật tin tức kém, người khác tiện lợi truy cập vật dụng tình của doanh nghiệp để mang đi những thông tin nên thiết, áp dụng với mục đích không chính đáng.
Lưu trữ văn bản trên phần mềm
Ưu điểm
+ Được tích hợp những phân hệ, anh tài ưu việt, hỗ trợ công tác làm chủ văn phiên bản được chăm nghiệp, kết quả nhất.
+ sẽ sở hữu một đội ngũ kỹ thuật viên sẵn sàng chuẩn bị giải đáp và hướng dẫn doanh nghiệp trong quy trình sử dụng phần mềm.
Xem thêm: Top 8 Phần Mềm Thiết Kế Banner Miễn Phí, 6 Công Cụ Thiết Kế Banner Quảng Cáo Miễn Phí
+ tất cả thông tin sẽ tiến hành lưu trữ trên căn nguyên điện toán đám mây giúp kĩ năng lưu trữ cùng bảo mật tin tức hiệu quả.
Phần mềm tàng trữ tài liệu bao gồm phí thường có rất nhiều tính năng ưu việt
+ tiết kiệm được không khí lưu trữ văn bản, túi tiền in ấn tư liệu và đưa ra phí thống trị tránh hư lỗi tài liệu trong quy trình bảo quản.
+ tối ưu được nhân lực, rút ngắn cục bộ quy trình vận hành, nâng cấp hiệu quả tởm doanh, tăng năng lực cạch tranh đối với đối thủ.
+ Phần mềm có khả năng mở rộng và tùy chỉnh theo yêu cầu của người sử dụng như ẩn, xóa, thêm những tình năng đem về giao diện sử dụng phù hợp nhất.
Nhược điểm
+ Mất một khoản giá cả để đầu tư chi tiêu ban đầu, nhưng ích lợi mà nó sẽ đem lại chắc chắn là sẽ có tác dụng doanh nghiệp hài lòng.
Các ứng dụng lưu trữ tài liệu tốt nhất hiện nay
Tech Moss
Phần mềm tàng trữ tài liệu của Tech Moss được tích đúng theo nhiều bản lĩnh ưu việt như: quản lý văn phiên bản nội bộ, công văn đi – đến, phù hợp đồng lao động,… với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực cung cấp phần mềm quản lý. Tech Moss là trong những sự chọn lựa hoàn hảo dành cho các doanh nghiệp lớn đang có nhu cầu tìm kiếm một nhà cung ứng phần mềm uy tín, hóa học lượng.
+ Giao diện ứng dụng thân thiện, dễ sử dụng với mọi đối tượng người dùng người dùng.
+ có khá nhiều tính năng ưu việt đáp ứng nhu cầu theo đúng quy trình cai quản văn bản của doanh nghiệp.
+ giải pháp văn bản, hồ nước sơ của chúng ta sẽ được lưu trữ khoa học, tra cứu gấp rút khi cần.
Giao diện tính năng thống trị hợp đồng của phần mềm lưu trữ Tech Moss
+ có khả năng mở rộng cùng hiệu chỉnh theo yêu thương của từng phòng ban.
+ tài năng bảo mật thông tin tuyệt vời nhất nhờ ứng dụng công nghệ điện toán đám mây.
+ thống trị doanh nghiệp từ xa thông qua internet cơ mà không cho tới trực tiếp.
Cloud
Office
Phần mềm Cloud
Office là một chiến thuật phần mềm tàng trữ văn phiên bản toàn diện và chăm nghiệp. Những tiện ích bao gồm trong phần mềm được thiết kế với một bí quyết khoa học, đầy đủ. Những nhà cai quản có thể dễ dàng dàng thống trị doanh nghiệp tự xa trải qua internet.
+ thống trị văn bản đến – đi, theo dõi tiến độ quá trình dễ dàng ngay trên phần mềm.
+ những hồ sơ, văn bản sẽ được lưu trữ một phương pháp khoa học, dễ dãi tìm kiếm khi đề xuất thiết.
+ Phân quyền chi tiết cho các nhân viên thực hiện phần mềm.
+ phần mềm Cloud
Office bao gồm phiên phiên bản chạy trên mọi gốc rễ như: Laptop, laptop bảng, smartphone,…
Doc
Eye
Doc
Eye là một trong những phần mềm được áp dụng để quản ngại lý, giữ trữ, lưu đưa thông tin, văn bản của doanh nghiệp. Giúp về tối ưu các quy trình cai quản theo hướng bài bản và công dụng nhất. Từ bỏ đó, công ty sẽ tiết kiệm được thời hạn và chi tiêu trong công tác làm việc quản lý.
+ quản ngại lý, tra cứu giúp văn bản, tài liệu gấp rút trong vài giây.
+ ứng dụng sẽ auto tổng hợp báo cáo cho các nhà cai quản lý.
+ chuẩn chỉnh hóa quy trình thống trị được chuyên nghiệp hóa hơn, về tối ưu thời gian cho doanh nghiệp.
+ Thông tin, dữ liệu của người sử dụng được bảo mật an ninh nhờ nhân thể ích phần mềm người dùng.
Tải ứng dụng lưu trữ văn phiên bản miễn phí tất cả nên hay không?
Rất nhiều doanh nghiệp đang sẵn có cùng câu hỏi: “Có yêu cầu sử dụng phần mềm lưu trữ văn bạn dạng miễn phí tổn không?” Theo như tởm nghiệm vận động trong lĩnh vực cung cấp phần mượt trong khoảng thời hạn dài. Shop chúng tôi khuyên bạn tránh việc tải các ứng dụng lưu trữ văn bạn dạng miễn phí. Vì chưng vì:
+ bên trên đời này không tồn tại gì là miễn phí, ngay cả khi nó được ghi là miễn phí. Việc sử dụng phần mềm không lấy phí sẽ khiến cho doanh nghiệp ko mất ngân sách ban đầu. Nhưng trong khi doanh nghiệp đang phải đương đầu với mối nguy hiểm về vụ việc bị ăn cắp dữ liệu thực hiện với mục địch không thiết yếu đang.
Phần mềm lưu trữ tài liệu miễn tầm giá tiềm tàng không hề ít mối nguy hại
+ Các phần mềm này thường xuyên không có tương đối nhiều tính năng ưu việt. Nó chỉ thỏa mãn nhu cầu được một số chức năng cơ bạn dạng mà các ứng dụng có sẵn trên máy tính xách tay cũng rất có thể giải quyết được cho những doanh nghiệp. Bởi vậy, vấn đề sử dụng phần mềm miễn tầm giá không có lại công dụng cao cho những doanh nghiệp.
+ ứng dụng miễn chi phí thường gặp gỡ khá các lỗi trong quá trình sử dụng. Trong số những trường hợp này bạn sẽ không được ai cung ứng mà chỉ hoàn toàn có thể tự tìm giải pháp giải quyết. Điều này thường khiến cho các doanh nghiệp lớn mất không hề ít thời gian để tìm hiểu.
